「写真データ、どこ行った？」を防ぐ！ 社内で使いやすく管理する方法

SNS投稿、ホームページ更新、営業資料作成…。
住宅会社で日々求められる写真活用の場面は多く、「あの施工事例の外観写真どこ？」「あのLDKの写真、誰のPCにあったっけ？」と社内で探し回った経験はありませんか？

撮影はうまくいっても、その後のデータ管理がバラバラだと宝の持ち腐れに。
今回は、「誰でも、すぐに、迷わず使える」写真管理の仕組みについて、実践的な方法をご紹介します。

■ よくある写真管理の“あるある”

撮影したまま、カメラマンの納品データが個人PCに眠っている

同じ写真が複数の場所にバラバラに保存されている

いざ使いたいときに「どこに保存したっけ？」と探す羽目に

担当者が変わるとデータの引き継ぎができない

こうした問題の多くは、「誰が・どこに・どんな名前で保存したか」が明確でないことが原因です。

■ 3ステップでできる！写真データの“使いやすい”管理法

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【STEP1】フォルダ構成を統一する
まずは保存ルールを決めましょう。おすすめの構成は：

└ 施工写真フォルダ
 ├ 2025年
 │   ├ 0601_山田様邸_札幌市
 │   │   ├ 外観
 │   │   ├ LDK
 │   │   ├ 水回り
 │   │   ├ 素材寄り
 │   │   └ SNS用トリミング

→ 案件名・日付・地域・分類などを含めると、後から探しやすくなります。

【STEP2】用途別の保存データを分けておく

納品されたデータは、そのままだとサイズが大きすぎたりトリミングが必要だったりします。
そこで、下記のように用途に応じたデータをあらかじめ用意しておくと便利です。

SNS用（正方形・軽量）

HP用（横構図・高解像度）

印刷用（TIFFなど）

サムネイル用（圧縮画像）

→ 誰が見ても「このフォルダを使えばいい」と分かる状態に。

【STEP3】社内で共有できるクラウドに保存する

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ローカル保存だけではなく、Googleドライブ・Dropbox・社内サーバーなどのクラウドに保存し、関係者全員がアクセスできるようにしておきましょう。

運用ポイント：

閲覧権限を部署ごとに設定（例：営業用／広報用など）

編集禁止の“閲覧専用”設定で、誤削除リスクを回避

投稿や使用後には「使用履歴ログ」や「おすすめ写真リスト」を残すと再活用しやすい

■ おわりに

写真データは、撮った瞬間がゴールではなく、いかに「使いやすい状態でストックできているか」が重要です。
どんなに素敵な写真でも、見つけられなければ“存在しない”のと同じ。
「誰でも迷わず使える」を目指した仕組みづくりが、広報や営業活動をもっとスムーズにしてくれます。

「どこにある？」がなくなるだけで、社内の時間も仕事の質も、きっと変わります。

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